First slide image

På denne side går vi lidt i dybden med, hvad der workflowene i modulet Dokumenthåndtering, indeholder.

Generér et dokument fra en ansættelse

Workflowet, der startes fra en ’Ansættelse’ på en medarbejder kan f.eks. anvendes i ved ny ansættelsesaftale, tillæg til ansættelsesaftale m.m.

De relevante data til brug for udformningen af aftalen hentes fra ansættelsen og personoplysningerne. Evt. supplerende data, som f.eks. lønoplysninger tilføjes ved start af handlingen.

Dokumentskabelonen vedligeholdes i ’redigering af handlinger’ (fra en ansættelses-side)

Der dannes en pdf-fil, som placeres i medarbejderens filarkiv under den valgte kategori.

Godkendelse

Der vælges om dokumentet skal sendes til godkendelse og om godkendelsen skal ske af lederen eller en anden person. Hvis der anvendes godkendelse, knyttes der en formularskabelon til workflowet.

Der sendes email med status: godkendt/afvist på godkendelse af dokumentet til udførende bruger og/eller en funktionspostkasse.


Send til digital signatur

Fra et dokument i en medarbejders filarkiv, er det muligt at starte en handling, der sender en pdf-fil til digital signatur hos medarbejder og/eller virksomheden Filen behøver ikke at være dannet af INNOMATE's dokumentgenerator, men kan sagtens være et indscannet dokument i pdf-format.

Der er to udgaver af workflowet:

Send til digital signatur - hos medarbejder og virksomhed

Fra et dokument i en medarbejders filarkiv, er det muligt at starte en handling, der sender filen til digital signatur hos medarbejder og arbejdsgiveren.

I redigering af handlinger eller ved start af workflowet vælges:

  1. Der angives et navn på det signerede dokument.
  2. Der angives frist for signeringsprocessen.
  3. Den person, der skal signere med NemID - medarbejdersignatur på vegne af virksomheden, vælges.
  4. CVR-nummer for virksomheden angives.
  5. Der vælges om udførende bruger eller en funktionspostkasse skal have besked, når dokumentet er signeret.
  6. Redigering af HTML-skabelon for emails til
    1. Varsling af underskriverne.
    2. Orientering til udførende bruger eller en funktionspostkasse om gennemført signering
  7. Redigering af tekst til SMS

Når handlingen startes:

  1. Sendes en orientering til dem, der skal underskrive om at de vil modtage et dokument til digital signering.
  2. Via link i email fra Visma Addo kan dokumentet læses og underskrives.
  3. Når alle har underskrevet, erstattes det oprindelige dokument med det netop signerede, i medarbejderens filarkiv. Dog opbevares det oprindelige dokument som arkiveret i ca. 14 dage, hvorefter det slettes.
  4. Der sendes email til udførende bruger eller en funktionspostkasse samt til underskriverne med link til dokumentet.
Der er omkostninger forbundet med anvendelse af digitale signaturer: læs mere her.

Send til digital signatur - hos medarbejder

Fra et dokument i en medarbejders filarkiv, er det muligt at starte en handling, der sender filen til digital signatur hos medarbejder.

I redigering af handlinger eller ved start af workflowet vælges:

  1. Der angives et navn på det signerede dokument.
  2. Der angives frist for signeringsprocessen.
  3. Der vælges om udførende bruger eller en funktionspostkasse skal have besked, når dokumentet er signeret.
  4. Redigering af HTML-skabelon for emails til
    1. Varsling af underskriveren.
    2. Orientering til udførende bruger eller en funktionspostkasse om gennemført signering
  5. Redigering af tekst til SMS

Når handlingen startes:

  1. Sendes en orientering til medarbejderen, der skal underskrive om at vedkommende vil modtage et dokument til digital signering.
  2. Via link i email fra Visma Addo kan dokumentet læses og underskrives.
  3. Når dokumentet er underskrevet, erstattes det oprindelige dokument med det netop signerede, i medarbejderens filarkiv. Dog opbevares det oprindelige dokument som arkiveret i ca. 14 dage, hvorefter det slettes.
  4. Der sendes email til udførende bruger eller en funktionspostkasse samt til underskriverne med link til dokumentet.

Der er omkostninger forbundet med anvendelse af digitale signaturer: læs mere her.

Send til e-Boks

Fra en medarbejders filarkiv, er det muligt at starte en handling, der sender filen til e-Boks.

Handlingen sender dokumentet til medarbejderens e-Boks. Fra e-Boks vil medarbejderen modtage en notifikation om, at ’din arbejdsgiver’ har sendt dig et brev. For at kunne uddybe, hvad der anbringes i e-Boks, sender workflowet samtidig en orientering til medarbejderen via email og SMS (option).

I redigering af handlinger/ved start af handlingen, redigeres tekst til emailen og SMS (hvis skabelonen lades tom, sendes ingen SMS).

Bemærk: e-Boks modtager kun forsendelser én gang i døgnet. Al udsendelse af emails og SMS afventer at e-Boks har modtaget dokumentet. Der vil derfor være en forsinkelse fra start af handlingen til den er gennemført.

Der er omkostninger forbundet med brug af e-Boks: læs mere her


Dan et dokument og send til e-Boks

Med dette workflow vil der for flere medarbejdere ad gangen kunne genereres et flettet dokument, der samtidig sendes til medarbejderens filarkiv og e-Boks. Udsendelsen kan evt. fremdateres.

Handlingen kan startes for én eller flere (f.eks. alle) medarbejdere ad gangen.

I redigering af handlingen og/eller ved start håndteres følgende

  • En HTML-skabelon til dokumentet redigeres.
  • En HTML-skabelon til en orienterings-email til medarbejderen redigeres.
  • En skabelon til SMS redigeres (hvis skabelonen lades tom, sendes ingen SMS)
  • Der vælges dato for datering og udsendelse (hvis data udelades eller dato ligger før d.d. sendes dokumentet med det samme)

Ved start af workflowet oprettes dokumentet. Det sendes samtidigt i medarbejderens filarkiv og e-Boks. Der sendes en email til medarbejderen om dokumentet og en SMS (option).

Bemærk: e-Boks modtager kun forsendelser én gang i døgnet. Al udsendelse af emails og SMS afventer at e-Boks har modtaget dokumentet. Der vil derfor være en forsinkelse fra start af handlingen til den er gennemført.

Der er omkostninger forbundet med brug af e-Boks: læs mere her.


Tilpassede workflows

Modulet er vores bedste bud på en standard-løsning på fuld automatisering af dokumenthåndtering.

Men – næsten – alt kan lade sig gøre. Workflowene kan tilpasses de særlige behov den enkelte virksomhed har.

Det er muligt at kombinere og/eller indbygge funktionaliteten omkring dokumentgenerering, digital signering og fremsendelse til e-Boks i bestående workflows til f.eks. pre- og onboarding ved modtagelsen af en ny medarbejder.


Kom hurtigt i gang

Bestilling af dokumenthåndtering, læs mere her.

2018 Innomate